1.确定宴请对象、规格和范围

其依据是宴请的性质、目的、主宾人的身份、国际惯例及经费等。

2.确定宴请的时间、地点

宴请的时间应对主、客双方都合适。驻外机构举行较大规模的活动，应与驻在国主管部门商定时间。注意不要选择对方的重大节日、有重要活动或有禁忌的日子和时间。宴请的地点可分为两种情况：如是官方正式隆重的活动，一般安排在政府、议会大厦或宾馆内举行；其余单位宴请则按活动性质、规模大小、形式等实际可能而定。

3.邀请

宴会邀请一般均发请柬，亦有手写短笺、电话邀请。邀请不论以何种形式发出，均应真心实意、热情真挚。

请柬内容包括活动时间及地点、形式、主人姓名。行文不用标点符号，其中人名、单位名、节日和活动名称都应采用全称。中文请柬行文中不提被邀请人姓名（其姓名写在请柬信封上），主姓名放在落款处。请柬格式与行文方面，中外文本的差异较大，注意不能生硬照译。请柬可以印刷也可手写，手写字迹要美观、清晰。

请柬信封上被邀请人的姓名、职务要书写准确。国际上习惯对夫妇两人发一张请柬，我国而如遇需凭请柬入场的场合则每人一张。正式宴会，最好能在发请柬之前排好席次，并在信封下角注上席次号。请柬发出后，应及时落实出席情况，准确记载，以便调整席位。

请柬一般提前一周至二周发出。已经口头约妥的活动，仍应补送请柬，在请柬右上方或下方注上“To remind”（备忘）字样。需安排座位的宴请活动，应要求被邀者答复能否出席。请柬上一般注上R.S.V.P.（请答复）法文缩写字样，并注明联系电话，也可用电话询问能否出席。

下面介绍几种请柬格式：

（1）正式宴会请柬

例一：

为欢迎×××州长率领的美国×××州友好代表团访问杭州谨订于××××年×月×日（星期×）晚×时在××饭店××阁举行酒会

敬请光临

R.S.V.P

浙江省人民政府

例二：

为××××先生谨订于××××年×月×日（星期×）晚×时在××宾馆××楼举行宴会

敬请光临

××××公司

总经理××

（2）普通请束

谨订于××××年×月×日（星期×）晚×时在××饭店举行宴会

敬请光临

敬请回复 ×××

电话：××××××× （主人姓名）

（3）英文请柬例一：

邀请参加活动的正式请柬

On the occasion of tde 45th anniversary of

the founding of the People’s Republic of China

Zhejiang Provincial People’s Government

requests the pleasure of your company

at a National Day reception

on 29th September（Thursday），1994

at 6：00p.m.

In the Banquet Hall，Villa 1

XiZi Guest Hotel

R.S.V.P. Tel：×××××××

Dress：Formal

注：左下角“R.S.V.P.”表示请回复，右下角为联系电话，“Dress：Formal”表示请着礼服。

为庆祝中华人民共和国成立四十五周年谨订于一九九四年九月二十九日（星期四）晚六时在西子宾馆一号楼宴会厅举行国庆招待会

敬请光临

浙江省人民政府

例二：邀请参加活动的非正式请柬

Mr. Zhong Hua

requests the pleasure of the company of

miss Li Lin